Registrace zaměstnavatele a doplňující podání pro ČSSZ mohou na první pohled působit jako jednoduchá administrativa. I zde ale vznikají chyby, které mohou zbytečně komplikovat zpracování údajů a následnou komunikaci s úřady. ČSSZ upozorňuje hlavně na nesprávné vyplňování ID datové schránky pro notifikace zpracování. V článku si vysvětlíme, k čemu toto pole slouží, jaké ID datové schránky správně uvést a proč je důležité nezaměnit vlastní datovou schránku za datovou schránku úřadu.
Proč je registrace zaměstnavatele důležitá
Každý zaměstnavatel, který zaměstnává pracovníky podléhající nemocenskému pojištění, musí řešit povinnosti vůči ČSSZ. Součástí této agendy je také registrace zaměstnavatele a případná změnová nebo doplňující podání.
Tato podání slouží k tomu, aby měla Česká správa sociálního zabezpečení správné údaje o zaměstnavateli a mohla s ním správně komunikovat. Pokud jsou údaje vyplněné chybně, může dojít ke zbytečným komplikacím při zpracování podání nebo při doručování informací.
Na jakou chybu ČSSZ upozorňuje
ČSSZ upozorňuje zaměstnavatele na chyby v podání Registrace zaměstnavatele – Doplňující podání, označovaném jako REGZELDOPL. Problém vzniká hlavně v poli „ID datové schránky pro notifikace zpracování“.
Zaměstnavatelé do tohoto pole někdy omylem zadávají ID datové schránky orgánů veřejné moci, například datovou schránku ČSSZ nebo Finanční správy. To je ale špatně. Toto pole neslouží k uvedení datové schránky úřadu, ale datové schránky, kam má zaměstnavatel dostávat informace o zpracování podání.
Jaké ID datové schránky se má uvést správně
Do pole pro ID datové schránky pro notifikace zpracování se má uvést datová schránka, do které chce zaměstnavatel dostávat informace o zpracování jednotného měsíčního hlášení.
Může jít například o:
- datovou schránku samotného zaměstnavatele,
- datovou schránku firmy,
- datovou schránku externí mzdové účetní,
- datovou schránku externí mzdové účtárny.
Pokud tedy zaměstnavatel využívá externí zpracování mezd, může být praktické uvést datovou schránku mzdové účetní nebo účetní firmy. Díky tomu se informace o zpracování dostanou přímo k osobě, která agendu řeší.
Jedno ID datové schránky pro notifikace
Každý zaměstnavatel může uvést pouze jedno ID datové schránky pro tyto notifikace. Tento údaj je podle informací ČSSZ nepovinný, ale může výrazně usnadnit komunikaci a zpracování agendy.
Pokud zaměstnavatel pole vyplní správně, bude mít lépe pod kontrolou, kam budou chodit informace o zpracování. Pokud pole vyplní chybně, může se stát, že notifikace nebudou doručeny tam, kde je zaměstnavatel skutečně potřebuje.
Proč nezadávat datovou schránku ČSSZ nebo Finanční správy
Častá chyba vzniká pravděpodobně proto, že si někteří zaměstnavatelé myslí, že mají uvést datovou schránku úřadu, kterému podání směřuje. Jenže pole ID datové schránky pro notifikace zpracování má opačný účel.
Nezadává se tam tedy schránka příjemce podání, ale schránka, kam mají přijít informace zpět zaměstnavateli.
Jinými slovy:
neuvádí se datová schránka ČSSZ, ale datová schránka zaměstnavatele nebo osoby, která za něj mzdovou agendu zpracovává.
Jak se chybě vyhnout v praxi
Před odesláním registrace nebo doplňujícího podání je vhodné zkontrolovat, zda je uvedené ID datové schránky skutečně správné. Nestačí pouze ověřit, že ID existuje. Je potřeba také zkontrolovat, komu datová schránka patří.
Doporučuji si ověřit hlavně:
- zda ID datové schránky patří zaměstnavateli nebo pověřené účetní,
- zda nejde o datovou schránku úřadu,
- zda má k datové schránce přístup osoba, která bude notifikace sledovat,
- zda je datová schránka aktuální a používaná,
- zda se ID datové schránky nezadalo omylem s překlepem.
Externí mzdová účetní a datová schránka
Pokud zaměstnavatel využívá externí mzdovou účetní, je vhodné si dopředu ujasnit, kam mají notifikace chodit. Někteří zaměstnavatelé chtějí mít všechny informace ve své datové schránce, jiní preferují, aby notifikace chodily rovnou externí účetní firmě.
Obě varianty mohou být správné. Důležité je, aby bylo jasné, kdo bude notifikace sledovat a kdo bude případně reagovat na navazující úkony.
Stejná pravidla platí i pro další podání
Podle upozornění se stejná pravidla netýkají jen doplňující registrace zaměstnavatele, ale také dalších registračních a změnových podání.
Zaměstnavatelé by proto měli správné ID datové schránky hlídat nejen při první registraci, ale i při pozdějších změnách údajů. Chyba se může snadno opakovat, pokud se údaje kopírují ze starších podání bez kontroly.
Nejčastější chyby v praxi
V praxi se mohou objevit hlavně tyto chyby:
- uvedení ID datové schránky ČSSZ,
- uvedení ID datové schránky Finanční správy,
- překlep v ID datové schránky,
- uvedení staré nebo nepoužívané datové schránky,
- uvedení datové schránky osoby, která už mzdovou agendu nezpracovává,
- nejasnost mezi zaměstnavatelem a externí účetní, kdo má notifikace přijímat.
Právě proto se vyplatí věnovat tomuto poli pozornost, i když je nepovinné.
Shrnutí
Při vyplňování registrace zaměstnavatele a doplňujících podání pro ČSSZ je důležité správně zadat ID datové schránky pro notifikace zpracování. Do tohoto pole nepatří datová schránka ČSSZ ani Finanční správy. Správně se uvádí datová schránka, do které chce zaměstnavatel dostávat informace o zpracování jednotného měsíčního hlášení.
Může jít o datovou schránku zaměstnavatele nebo externí mzdové účetní. Každý zaměstnavatel může uvést pouze jedno ID datové schránky pro notifikace. Správné vyplnění pomůže předejít zbytečným komplikacím a usnadní komunikaci s ČSSZ.